Quand on travaille sur le terrain, le téléphone sonne toujours au mauvais moment. Sur un chantier, en rendez-vous, au volant : impossible de décrocher. Le client tombe sur le répondeur, laisse parfois un message, et attend.
Le soir, il faut écouter chaque message, noter un numéro, retrouver de qui il s'agit, puis rappeler à une heure où plus personne ne répond. Certaines demandes passent à la trappe. Et un client sans réponse ne reste pas longtemps : il appelle quelqu'un d'autre.
C'est ce constat qui m'a amené à créer Ma Relation Clients, un outil pensé pour les artisans, les auto-entrepreneurs et les PME qui passent leurs journées chez leurs clients. C'est une réalisation IT-Room.
Laissez vos clients écrire, au lieu de les faire attendre
Vos clients utilisent déjà WhatsApp tous les jours. Avec Ma Relation Clients, vous disposez d'une page de contact à vos couleurs, avec votre logo. Un bouton ouvre directement WhatsApp. Ceux qui n'ont pas l'application remplissent un formulaire classique.
Dès le premier message, une réponse automatique, que vous rédigez vous-même, confirme au client que sa demande est bien arrivée. Il n'a plus l'impression de parler dans le vide.
Un dashboard pour ne plus passer à côté d'une demande
Toutes les demandes arrivent au même endroit, quel que soit le canal. Le compteur indique ce qu'il reste à traiter, et une demande y reste tant que personne n'y a répondu. Vous recevez aussi un courriel à chaque nouveau message.
Chaque client a sa fiche, avec l'historique des échanges et vos notes. Quand il vous recontacte, vous savez tout de suite de qui il s'agit.
Les vocaux se lisent, ils ne s'écoutent plus
Beaucoup de clients préfèrent parler plutôt qu'écrire. Leurs messages vocaux sont transcrits automatiquement : vous lisez en quelques secondes ce qu'il aurait fallu écouter. Le client reçoit le texte compris, et peut corriger si besoin.
Le soir, vous traitez tout au même endroit
Quand vous êtes disponible, depuis votre ordinateur ou votre téléphone, vous ouvrez votre dashboard et vous répondez. Votre réponse repart toute seule par le bon canal : sur WhatsApp, ou par courriel. Vous êtes plusieurs ? Chacun a son compte, et toute l'équipe est prévenue.
Quand la demande vous semble traitée, le bouton « Dernière réponse » propose au client de la clôturer ou de continuer l'échange.
Et pour ceux qui n'ont pas WhatsApp ?
Après avoir rempli le formulaire, le client reçoit un lien privé. Il y retrouve toute la conversation et peut répondre, sans compte ni mot de passe.
Vos données restent sous contrôle
Ma Relation Clients est conçu et édité par IT-Room, à Hem, et hébergé en France, chez OVH à Roubaix. Chaque entreprise n'accède qu'à ses propres échanges, et WhatsApp passe par l'API officielle de Meta.
Envie d'essayer ?
Si vous passez vos journées sur le terrain et que votre répondeur déborde, parlons-en. Découvrez Ma Relation Clients ou contactez IT-Room : je vous montre l'outil avec vos propres cas.
Ma Relation Clients est une réalisation IT-Room. L'outil est en ligne sur ma-relation-clients.fr.
Alexis Lepoutre, IT-Room
