Procédure d’archivage sous iNotes

18/09/2012

Procédure d’archivage sous iNotes

I - Mise en place de l’archivage

1. Configuration au niveau du serveur

Pour mettre en place l’archivage sous iNotes, allez dans Domino Administrator puis dans l’onglet configuration du serveur de messagerie Lotus iNotes.

Allez dans Messagerie puis dans les paramètres de messagerie.

Archives-01.jpg 

A ce moment là, soit le document de paramètres de messagerie s’ouvrira, soit on vous proposera d’en crée un.

Archives-02.jpg

Ensuite, une fois le document ouvert, rendez-vous dans l’onglet.

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Depuis cet onglet, vous pourrez paramétrer complètement iNotes à votre guise.

Pour Paramétrer l’archivage, allez en bas de la page dans la partie "Autres Paramètres" et activez les types d’archivage que vous souhaitez mettre en place.

Archives-04.jpg

Une fois cette procédure terminée, enregistrez le document puis relancez le serveur Domino afin que la nouvelle configuration soit prise en compte.

2. Création de la base d'archive

Pour pouvoir archiver, une base d'archive est nécessaire pour pouvoir stocker les documents sur le serveur.

Pour ce faire, créez une base mail sur le serveur dans un dossier "archive" et la base nommez-la "a_nomdelabase.nsf" (cela est une convention ce n'est pas obligatoire).

Une fois la base d'archive crée, définissez bien les droits d'accès au niveau de la LCA en copiant, par exemple, ceux de la base mail et en lui collant afin que l'utilisateur n'ai pas de problèmes pour déposer des documents.

II. Utilisation de l'archivage

 
 

Connectez-vous à votre base de messagerie depuis votre navigateur Web puis rendez vous sur le(s) mail(s) à archiver ou bien sélectionnez-les depuis la vue des mails reçus en restant appuyé sur la touche CTRL.
Ensuite cliquez sur la petite flèche à coté du dossier et choisissez "Archiver".

Archives-05.jpg

Vous tomberez sur cette fenêtre :

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Une fois l'archivage fait, vous trouverez les documents dans l'archive qui est accessible directement depuis iNotes en cliquant sur le nom de votre paramètre d'archive.

Archives-07.jpg
 

Vous n'avez pas le lien pour Archiver?

Archives-08.jpg
 

Si vous n'avez pas la possibilité d'archiver, le problème vient du fait que votre archive est mal configurée au niveau des paramètres.
Vérifiez bien votre profil d'archivage en allant dans les préférences puis dans l'onglet "Archives".
Ensuite Vérifiez bien que les paramètres définis sont corrects.

Archives-09.jpg